Het is lente en dus tijd voor de voorjaarsschoonmaak. In huis, op kantoor én vooral op onze mobiele apparaten. We gaan de zomer in met een opgeruimde digitale werkplek.

We werken met z’n allen steeds digitaler. Zo vertelde ik in mijn vorige blog al dat ik en mijn team vanuit de cloud werken en via een CRM-systeem overal toegang hebben tot onze documenten. Nog zo’n teken van vergaande digitalisering: we printen minder documenten. 59 procent van de bedrijven rapporteert een afname in papierverbruik over de afgelopen drie jaar, zo blijkt uit dit Nationaal MKB-Printeronderzoek.

De voordelen van digitaal werken
Die kennen we allemaal. Beter voor het milieu! Locatie-onafhankelijk werken! Flexibele werkdagen! Maar ben je je ook bewust van één heel groot nadeel? Dat is de digitale rotzooi die er ontstaat. Van ongebruikte apps op je smartphone tot servers waar onafgemaakte documenten eenzaam rondzwerven. Dus stroop je mouwen op: we beginnen aan de digitale voorjaarsschoonmaak.

1. Delete ongebruikte programma’s
Wist je dat maar liefst 30 procent van de geïnstalleerde programma’s op je laptop nooit gebruikt worden? Hierdoor wordt er onterecht veel ruimte van je harde schijf ingenomen, terwijl je die software niet gebruikt. Het vermindert de snelheid én zorgt allerminst voor overzicht. Gebruik je Windows, dan staan in dit artikel van ComputerTotaal veel praktische tips om dit op te schonen.

2. Ga kritisch door je apps
Bovenstaand geldt ook voor smartphone en tablet. Ga eens kritisch door je verzameling apps. Hoe vaak gebruik je de QR-codescanner nog? En heb je ooit iets gedaan met die stappenteller? Delete direct de apps waarvan je je niet meer kunt herinneren of je ze gebruikt hebt. Maak dan een mapje aan met apps die je weinig tot nooit gebruikt. Heb je ze een maand later nog steeds nooit aangeklikt? Verwijder dan ook die selectie.

3. Schoon je inbox op
In ieder mailprogramma kun je e-mails sorteren op bestandsgrootte. Oude e-mails met bijlagen van 10 MB uit 2004? Sla de bijlage zo nodig op en delete daarna de e-mail direct. Open daarna eens je inboxmap Verwijderde items, Concepten en Spam. Staan goed vol zeker? Selecteer ze allemaal met een druk op de knop en verwijderen maar. In dit blog geeft onze Sjoske Cornelissen meer handige tips voor het op orde brengen van je mailbox.

4. Verwijder junk files
Zonder dat je het door hebt worden er veel onnodige bestanden opgeslagen op je computer. Denk aan e-mailcachebestanden, je zoekgeschiedenis of verouderde bestanden die je niet gebruikt maar wel veel geheugen opnemen. Het programma MacBooster scant iedere map op je Mac computer en wist daarbij bijvoorbeeld oude logbestanden. Hier vind je soortgelijke programma’s voor iPhone en Android smartphones. Simpel maar effectief: vergeet niet regelmatig de prullenbak van je computer te legen.

5. Maak een heldere mappenstructuur
Bij 44 procent van de 300 ondervraagde bedrijven in het eerder genoemde printonderzoek besteedt een medewerker gemiddeld meer dan 2 uur (!) van zijn werkweek aan het zoeken, opslaan en ophalen van documenten. Als dat geen verspilde tijd is. Geef daarom jezelf of een van je medewerkers de taak een heldere, overzichtelijke mappenstructuur per project aan te maken. Archiveer oude mappen en bijbehorende stukken. Alle zwevende documenten gaan vervolgens in de map Te verwijderen per 1 juli. Aan alle medewerkers vervolgens de taak om hun documenten naar de juiste map te slepen. Alles wat overblijft verdwijnt na de afgesproken datum.

6. Update je software
Nu we weer met een digitale schone lei de werkweek beginnen, is er letterlijk ruimte om al je software te updaten. Vergeet daarbij ook niet alle apps die je nog wél op je smartphone en tablet hebt staan. Er worden regelmatig nieuwe versies uitgebracht met nieuwe functionaliteiten en beveiligingsoplossingen. Maak daar gebruik aan.

Fijne zomer!